契約書や請求書・領収書などの原本を、偽造や改ざん、複製などができないように原本性を確保し、しっかりと管理したいと思っている方は多いのではないでしょうか。
また、電子文書は複製や改ざん、誤って消去といった不安感があるため、あえて紙の原本で管理したいと思っていらっしゃる方も一定数いると思います。ここでは、そうした慎重なお考えをお持ちの方に、偽造・改ざんを防ぐ方法をご紹介するとともに、原本管理のやり方や、電子データと紙の原本との違いについても解説していきます。
目次
原本管理のやり方
紙の原本を管理する上で重要なのが、適切な時に適切な書類を取り出しやすく整理・保存するファイリングの方法です。
ファイリングは生産性を高めるためにも、一定のルールを定めることが重要。以下に代表的なファイリングのルールを記します。
ファイリングの代表的なルール
ファイリングのルールは、業務内容などによってさまざまな選択肢があります。
- 年代・日付を基準にファイリングする
- 書類の種類（契約書・領収書・請求書など）でファイリングする
- 業務内容ごとにファイリングする
- 案件ごとに個別にファイリングする
さらに、キャビネットなどの保管場所で大枠のルールを決め、その中に小枠のルールを設けて収納するなど、ルールを複合すると、さらに整理・保管がしやすくなります。
保管の注意点
紙の原本を管理する上で重要になってくるのが、そのセキュリティです。
- 保管する際に保管する人員のルールやマニュアルは決まっているか
- 保管場所は施錠が可能で、安全な場所か
- 防火金庫、耐熱耐水キャビネットなど、災害時の対策は導入されているか
以上3点は特に留意しておいてください。
電子データと紙の原本の違い
昨今では、電子データによる原本管理を行う企業が増えており、時代は電子データへと移行中です。（行政文書の電子的管理についての基本的な方針 内閣府）
累積する紙の保存・保管に困っている場合などは、やはり電子データの「保管場所を取らない」点や「検索機能などで必要な原本がすぐに取り出せる」といった点は大きな魅力。
そういったことから、既にある契約書などの紙の原本をスキャンして電子保存することを検討されている方もいらっしゃると思います。
ただ、注意しなくてはならないのは、スキャンしたからといって紙の原本をすぐに破棄できるわけではないということです。（電子帳簿保存法関係 国税庁）
法的な保管期限がある原本に関しては、原則として紙の原本を保管しておくことが望まれます。
さらに、法令などによっては電子データでの原本が認められず、紙での作成・保存が義務付けられているものもあります。例えば、係争中の証拠書類などに関しては、紙の原本の提出が求められることがあるのです。これは、電子データが改ざんされる可能性がまだゼロではないことに起因しています。
偽造・改ざんを防ぎ、保証・証明の役割を果たす契印機・打抜機！
ニューコン工業の事務用文具機器は、地方自治体や中央官庁、各種団体や企業・学校、さらに海外では国際連合（UN)など、世界各国でその品質が認められています。
中でも契印機や打抜機といった穴文字を打ち抜く機器は、消したり修正ができないため、偽造・改ざん防止に役立っています。さらに、数分で何千枚もの即時処理が可能な機種もあるため、押印に比べて非常に効率的。
そのため、原本管理においては、主に契約書の割印として一般企業で導入されています。
他にも、戸籍抄本や住民票の割印として各自治体で、謄本の割印として中央官庁で導入されています。
契印機
契印機は、穴文字による契印（割印）と綴じ込み（ステープラー）が同時に処理できる機器です。一度にまとめて打ち抜くため、記入もれ・スタンプもれがありません。そして打ち抜かれた穴文字は消えないため、保証・証明・確認などの役割を果たします。
印鑑を使用して手作業で行っていた業務も、契印機を使用することで時間短縮が可能。また、綴じ込み（ステープラー）により、用紙の追加・削除などの偽造・改ざん防止にも適しています。
主な用途としては、契約書・登記関連書類・重要書類・戸籍謄本・住民票などで用いられています。
参考までに、警察向け電動契印機「PO60」「PO100」は、警察本部に導入されており、取調調書などの書類における大量の用紙処理などで使用されています。
打抜機
打抜機は、穴文字によって直接用紙に穴を開けるものです。
一度にまとめて打ち抜くので、記入もれ・スタンプもれがありません。
打ち抜かれた穴文字は消えないため、保証・証明・確認などの役割を果たします。
打抜機には、以下の種類があります。
マーク・社名・コード・記号打ち抜き機
紙にご要望の固定文字を打ち抜き、記録・改ざんを予防します。各証明書などにも役立ちます。
日付・番号打ち抜き機
紙に日付や番号を打ち抜き、記録・改ざんを予防します。
ナンバリング（連続番号）打ち抜き機
紙に連続番号を打ち抜き、記録・改ざんを予防します。
通帳・証券（PAID・VOID）打ち抜き機
記録・改ざんを予防します。
そもそも原本とは？
原本および原本性
原本とは、最初に作成したオリジナルの文書のことです。最初に作成した同一内容の文書が複数ある場合は、その全てが原本になります。
原本は、謄本（原本を全て写したもの）や抄本（原本の一部を写したもの）のもとになるものです。写しは通常、コピー印刷が用いられます。
そして原本性とは、その原本を作成した人が間違いなくその人本人であることと、改変や改ざんなどがなく完全であるということを指します。
原本管理
必要な時に必要な原本が入手できるようにするためには、適切な整理や保存方法が必要です。また、原本には法で定められた保存期間が存在するものがあります。例えば、会社法関連の契約書は10年、経理関連は7年など、契約書の種類によって保存期間が定められています。そしてこれらの期間が過ぎれば、廃棄の必要も出て来ます。
原本管理は、こうした契約書、定款、請求書、領収書など、多岐に亘る文書の原本を作成し、整理・保管し、保存期間後には処理する一連の流れを指します。
原本性を確保して原本管理するために
本人による原本作成後に、間違いなく本人が作成した原本であることと、改ざんされていない原本であることを保証することを、原本性の確保と言います。
また、原本性と似た言葉に真正性・完全性・非改ざん性といった言葉が用いられることがありますが、意味は少しずつ違うので、それも記しておきます。
真正性：「ある対象が、それが何であるかの主張や記述の通り、本物であること。正しいこと。」（weblio辞書より引用）
完全性：「資産が故意・過失・災害などで改ざんされたり、破壊されたりしないようにすること。」（weblio辞書より引用）
非改ざん性：改ざんとは、「元々の情報やデータを故意に変更し、その真実性を損なう行為を指す。」（weblio辞書より引用）非改ざん性は、この改ざんがされないということ。主に電子署名において、本人証明とともに用いられる。
原本の偽造・改ざん防止を強化するならニューコン工業
原本性を確保して紙の原本を管理するなら、ぜひニューコン工業の契印機・打抜機をご一考ください。
官公庁から一般企業まで、幅広い納入実績があります。
まとめ
- 原本管理のファイリングは生産性に注視してルールを選択し、保管にも注意
- 時代は電子データに移行中だが、紙の原本が必要とされる場面はある
- 最初に作成したオリジナルの文書のことを原本と言い、その原本を作成した人が間違いなく本人であり、かつ改変や改ざんなどがなく完全であることを原本性という
- 原本管理は原本性を確保が大事
- 原本の偽造・改ざん防止を強化するなら、契印機・打抜機がおすすめ